Module im Überblick

Bei weiss business solutions arbeiten wir zum Teil mit bestehenden Prozessmodulen – die wir selbstverständlich stets den Kundenbedürfnissen anpassen. Unser standardisiertes, einsatzerprobtes Portfolio umfasst Lösungen für folgende Bereiche:

VERTRAGSMANAGEMENT

Mit dem Modul „Vertragsmanagement“ können alle Verträge eines Unternehmens einfach und effizient, erfasst und überprüft werden. Alle relevanten Vertragsdokumente stehen innerhalb der Anwendung online zur Verfügung.

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DIENSTREISEMANAGEMENT

Das Modul „Dienstreise“ besteht aus zwei Prozess-Abläufen. In der ersten Stufe werden die Funktionen „Antragstellung und Genehmigung“ abgebildet. Auf Basis der Unternehmensstruktur wird ein Dienstreiseantrag systemtechnisch an die nächsten Genehmigungsinstanzen zur Bearbeitung weitergeleitet. In der zweiten Stufe sind die Funktionen „Abrechnung und Auszahlung“ integriert. Nach Beendigung einer Dienstreise werden dem Reisenden alle zur Abrechnung stehenden Dienstreisen übersichtlich in einer Liste dargestellt.

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BELASTUNGSANZEIGEN

Über das Modul „Belastungsanzeigen“ werden alle eingehenden Belastungsanzeigen zentral erfasst, kategorisiert und zur Überprüfung an die Fachabteilungen weitergeleitet. Alle Dokumente und Statusmeldungen sind im System jederzeit einsehbar und können bei Bedarf gedruckt werden.

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ÄNDERUNGSMANAGEMENT

Über das Modul Änderungsmanagement wird die gesamte Prozesskette innerhalb des Change-Management abgebildet. Beginnend bei der Änderungsanfrage die als Basisstammsatz dient, werden die Prozessstufen: Machbarkeitsanalyse, Bewertung der Änderung, Ausführung der Änderung und die Abrechnung einer Änderung über das System gesteuert und verwaltet.

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ANFRAGE-/ANGEBOTSMANAGEMENT

Das Modul „Anfrage- und Angebotsmanagement“ erstreckt sich über den gesamten Prozess beginnend bei der Anfrage über eine Machbarkeitsanalyse (optional) und über die Angebotserstellung, bis hin zur Abrechnungskontrolle. Alle relevanten Anfrage-, Angebots-, und Abrechnungsdaten inklusive aller mitgeltenden Unterlagen werden über das System erfasst und visualisiert. Die daraus entstehenden Aufgaben werden über das System zielgerichtet den entsprechenden Mitarbeitern (Rollen) zugewiesen und in das zentrale userbezogene Aufgabencockpit überführt.

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SCHULUNGSMANAGEMENT

Allen Normanforderungsdokumenten (IATF 16949, ISO 14001, BS OHSAS 18001, usw.) ist gemein, dass Schulungsmaßnamen im Unternehmen ermittelt und durchgeführt werden. Die Wirksamkeit der Maßnahmen ist zu beurteilen und zu dokumentieren. Mit dem Modul Schulungsmanagement wird sichergestellt, dass die genannten Anforderungen umgesetzt werden.

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AUFGABENMANAGEMENT

Das Protokollieren von Besprechungen und Meetings erlaubt es, Vorgänge zu planen, Aufgaben zu verteilen und dabei Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Was bei herkömmlichen Besprechungsprotokollen besonders spannend ist: Wer schreibt was wie auf? Und: Auf welchem Wege und wie schnell erhalten die Adressaten diese Informationen? Das Modul „Besprechungsprotokoll“ lässt diese Fragen gar nicht mehr zu. Ein Masterprozess macht die Aufgabe des Protokollierens zu einer Routineaufgabe, die sich von jedem Mitarbeiter intuitiv erledigen lässt, damit sich alle auf das Wesentliche konzentrieren können.

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MANAGEMENT GELENKTER DOKUMENTE

Teil eines jeden Qualitätsmanagement-Systems sind "gelenkte Dokumente" (Begriff aus der DIN EN ISO 9001) Dazu gehören beispielsweise Formulare und Arbeitsanweisungen. Die ISO 9001 beschreibt die Anforderungen an die Dokumentenlenkung ausführlich. Mit dem Modul „gelenkte Dokumente“ von weiss business solutions sind alle genannten Kriterien erfüllt. Das Modul managt den gesamten Prozess von der Anlage über die Prüfung bis zur Freigabe und verteilt die Dokumente an die entsprechenden Stellen im Unternehmen. Die Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt.

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SONDERFAHRTENMANAGEMENT

Der Kunde braucht das Produkt sofort, am besten gestern, weil sonst die Produktion steht und Aufträge nicht abgearbeitet werden können. Also eingepackt und losgefahren. Ganz gleich wohin. Ganz gleich wann. Hauptsache, es wird geliefert. Eine Sonderfahrt im Jahr – kein Problem. Wenn Sonderfahrten sich unerwünscht mehren und dauerhaft nicht erfasst werden, dann ist das ein Problem. Vor allem auf der Kostenseite. Das Modul „Sonderfahrten“ standardisiert Flexibilität und Kundennähe auf der Ebene der firmeninternen Prozessintegration – und hilft, Kosten zu senken, indem Sonderfahrten vermieden werden können.

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URLAUBSANTRÄGE

Eigentlich stellt der Urlaubsantrag in Unternehmen einen standardisierten Prozess dar. Jeder Mitarbeiter füllt ihn selbst aus, danach wird er dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt. Allerdings führt genau dieser Schritt oft zu Verzögerungen, da der Antrag manchmal in der Papierflut untergeht oder im Haus „unterwegs“ ist. Oft hat der Mitarbeiter seinen Urlaub schon angetreten, ohne dass die Genehmigung offiziell vorliegt. Was allerdings keine Versäumnisse duldet: Urlaubsdaten müssen von der Personalabteilung erfasst werden. Die Information an Kollegen, eine Vertreterregelung sowie der Eintrag im Teamkalender werden häufig vernachlässigt.

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INVESTITIONSANTRÄGE

Die Genehmigung von Investitionen im Unternehmen hängt insbesondere von einem ab: von der Art, wie Investitionsanträge bearbeitet und kommuniziert werden. Ein transparent und einheitlich gestalteter Investitionsprozess schafft Überblick für den, der Investitionen genehmigt und für den, der sie beantragt. Das Modul „Investitionsanträge“ erleichtert die firmeninterne Beantragung von Investitionen, beschleunigt Entscheidungsprozesse und bezieht zeitnah alle Fachabteilungen ein: die des Antragstellers, den Entscheider und den Einkauf.

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PROJEKTMANAGEMENT

Neue Projekte sind schön, weil sie Zukunft versprechen. Neue Projekte wollen gemanagt und controlt werden und halten deshalb jede Menge Komplexität bereit. Das Modul „Projektmanagement“ reduziert Komplexität und lässt aus Ihren Projekten Zukunft entstehen. Grundlage zur Implementierung des Moduls ist die Gestaltung einer Prozesslandkarte, in der alle Prozesse des Serienanlaufs abgebildet sind.

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weiss business solutions

Auf der Basis der Standardsoftware Xpert.ivy bieten wir branchenübergreifende Softwaremodule für die oben genannten Geschäftsprozesse. Diese zeichnen sich durch Schnelligkeit und hohe Wirtschaftlichkeit aus und stellen Anwendern genau die Funktionalitäten und Informationen zur Verfügung, die sie brauchen.

Die Prozess-Module bieten Ihnen folgende Vorteile:

  • Klare Aufgabenzuweisung
  • Reduzierung Liegezeiten
  • Überwachung von Prozessvorgaben und Bearbeitungsfristen
  • Kostenreduzierung
  • schnelle Umsetzung
  • einfache Anpassung
  • Prozess- Monitoring und –Reporting
  • Echt-Zeit-Management
  • Integration bestehender heterogener IT-Landschaften
  • webbasierte Oberflächen
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